A boa comunicação é fundamental em qualquer situação da nossa vida, não apenas a comunicação verbal, tampouco somente a direcionada aos projetos, reuniões, mas também a comunicação familiar, a comunicação nos relacionamentos, e sobre tudo da importância de saber passar uma mensagem ao outro, o receptor, que deseja receber uma mensagem “limpa” e de fácil entendimento.
Lembram daquela brincadeira de criança, em que uma começava falando uma frase no ouvido da outra, e essa ia passando a mensagem para todos os demais do grupo, o telefone sem fio? A mensagem é passada de pessoa para pessoa e o último a recebê-la deveria dizer em voz alta a mensagem recebida. E o resultado? Bem, esse era sempre um desastre.
Essa brincadeira, muitas vezes realizadas em dinâmicas de emprego, mostra a dificuldade de fazer a informação chegar fielmente do início ao fim de uma cadeia de pessoas. Imaginem agora essa mesma situação levada a um grande projeto em que pessoas de diversos locais e departamentos diferentes estão envolvidos. A possibilidade de falha na comunicação é enorme.
É exatamente aí que entra a importância de estabelecer padrões para a comunicação em projeto, desde a definição dos meios de comunicação até o estabelecimento de templates para o efetivo uso desses meios de comunicação.
Dificuldade comum
Se pararmos para pensar em nossas vidas, muitas vezes somos mal interpretados, pois não conseguimos passar de uma forma clara o que realmente pensamos, seja na vida profissional, pessoal ou nos relacionamentos. A fala, seja ela verbal, com gestos ou escrita, deve ser passada da melhor forma, para que o receptor entenda a mesma de forma íntegra, exatamente como o mensageiro quis passar.
Nos projetos é preciso definir a melhor forma de comunicação, mas antes dessa definição, é preciso saber quem são os stakeholders, os interessados no projeto, bem como as suas necessidades de informações. Após isto, deve-se elaborar a relação de informações que devem ser obtidas para suprir a necessidade citada, de onde serão obtidas e como serão processadas.
Resumidamente, neste parágrafo, quero dizer que no plano de comunicação é preciso definir: quem precisa, qual a informação, como ela será fornecida, por quem e qual a periodicidade.
Neste contexto entramos no modelo básico de comunicação, onde é demonstrado como as ideias ou informações serão enviadas e recebidas entre as duas partes, definidas como emissor e receptor. Para alinhamento das informações, é preciso saber que o emissor e receptor possuem suas funções no ciclo da comunicação, o emissor a codificar, traduzir pensamentos e ideias para uma linguagem que seja entendida pelas pessoas envolvidas, e o receptor, a de decodificar a mensagem de volta para pensamentos ou ideias significativas.
Cuidados
Ainda no plano da comunicação, é preciso definir o meio físico de envio da mensagem, o método utilizado para transmissão da mensagem, pois esse se mal definido, pode provocar ruídos na comunicação, como demonstrado no início desse artigo, o exemplo da brincadeira do telefone sem fio, outro exemplo de ruído também é a distância entre os envolvidos.
Em projetos o gerente de projetos, dentre outras atribuições, também é encarregado da gestão da comunicação, e para que esse obtenha sucesso nesse gerenciamento precisa ter habilidades com comunicação: conhecer as formas de comunicação, saber sintetizar ou expandir as informações conforme necessidade, elaborar o plano de comunicação, conforme mencionado neste artigo, conhecer as expectativas do emissor e receptor, conhecer os canais de comunicação e etc.
Importante enfatizar que se a mensagem não for clara e objetiva, levará o receptor a um entendimento diferente do objetivo esperado. Por exemplo: certo dia recebi uma mensagem de um chefe para desenvolver um fluxo otimizado sobre determinada área. Desenhei todo o projeto e apresentei. Imaginem que o que meu chefe esperava não era nada daquilo que apresentei. O que aconteceu? Será que eu não entendi a mensagem ou será que ele não me passou de forma clara o que ele estava pensando? Fiquei desesperada com a cara de espanto dele! E agora? Querem saber o desfecho?
Bom, neste caso, eu tive muito sucesso na apresentação do projeto, ufa! Mesmo não sendo o que meu chefe me passou, ou gostaria de ter passado, eu consegui desenhar um projeto melhor do que ele esperava, e a cara de espanto dele era de surpresa e satisfação com o projeto proposto.
Mas isso é uma exceção, no geral, uma mensagem mal passada e por sua vez mal decodificada, gera insatisfação do cliente, pois o que ele espera é que o projeto seja realizado da forma que ele transmitiu as ideias e necessidades. E se você achar que não ficou claro, questione, entenda, explore, mostre meios de execução com exemplos, antes de iniciar o projeto, pois muitas vezes você pode ajudar o emissor (cliente) a mostrar com clareza o que realmente ele quer.
Em suma, “quem não se comunica se trumbica”, já dizia o apresentador de televisão Chacrinha. Tente de alguma forma se comunicar da melhor forma possível, e isso não quer dizer falar muito ou falar pouco, mas sim falar o essencial com clareza e objetividade, sem excessos, e através de um canal adequado de comunicação. Tente conhecer o receptor, pois assim saberá o que ele deseja ouvir e evitará uma mensagem inadequada, sem ruídos e sem premissas equivocadas. Ou ainda, ajude o emissor na codificação da mensagem e a decodificação, e consequente execução será um sucesso!
