Somos rodeados de tarefas, novos projetos e ideias no nosso dia a dia. Porém, será que todos sabem como priorizar tarefas para que o esforço não seja em vão e que consigam efetivamente alcançar os objetivos que almejam?
Para que você se torne uma pessoa verdadeiramente organizada, o ideal é sempre ter uma agenda, planner ou bloco de notas sempre com você. Você também pode utilizar aplicativos para ajudar nesta função no celular ou no computador. Eu uso o Evernote.
Ao escrever tudo, para não perder energia e foco, crie categorias e a cada dia monte uma lista do que fará no dia seguinte, na semana, no mês e no ano.
Categorias
Atividade: ação a ser executada
Tarefas: são atividades sequenciais com prazo definido;
Projeto: vem antes da ação, é o planejamento das tarefas que implicará em várias atividades.
Como tornar seu dia mais produtivo
Atenção aos prazos! Primeiro faça o que está com prazo vencendo, mas não faça disso um hábito. Planeje-se para não ter atividades nesta situação.
Tarefas que podem ser realizadas entre 2 a 5 minutos: fazer na hora. Mas atenção: caso perceba que há muitas tarefas como essa durante o dia, entenda o motivo e ajuste processos se necessário. Ordene entre as com maior e menor importância.
Estabeleça o objetivo de cada dia. Exemplo: Resolver questões burocráticas, Captar Clientes, Posicionar a Marca.
Com foco no objetivo do dia, elenque 3 atividades que mais estão conectadas ao objetivo do dia. O foco não é a quantidade de coisas realizadas e sim a qualidade do que fez.
Quando as novas tarefas e projetos que forem surgindo, para não perder o foco, crie um critério para verificar se são importantes ou urgentes. Se tarefa durar até 5 minutos, realize-a. Se couber na sua agenda, e for relevante para seus objetivos fazer no dia, faça também. Caso for te atrapalhar, organize para uma outra data.
Um projeto, muitas vezes, é o que rende em longo prazo maior fruto. Logo, separe um dia para organizá-lo, e encaixar na agenda as atividades e tarefas que precisará realizar.
Aprendi a Lei de Pareto na faculdade, depois a vi novamente rodando a internet. De acordo com este princípio, também conhecido como regra do 80/20, 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Demorei a me dar conta o quanto esta lei é verdadeira. Fazia todas as atividades do dia sem me questionar. Com o tempo passei a entender que havia coisas que era relevantes só para mim. O efeito de muito esforço nos projetos, entregas, metas era pífio. Logo a Lei do 80/20 fez sentido.
Veja alguns exemplos aplicados aos negócios:
· 20% dos esforços de desenvolvimento de softwares são responsáveis por 80% das funcionalidades e funcionamento do programa;
· 20% dos posts geram 80% do tráfego;
· 80% das falhas de qualidade se originam de 20% das tarefas.
Logo, quando desenhar suas atividades, projetos e tarefas, também tenha muita consciência do valor e onde empregar sua energia. Muitas vezes me vi sendo detalhista demais em uma apresentação, sendo que o cliente esperava mais era um bom papo.
E quanto a você, tem histórias as quais queira compartilhar? Me escreve. Vamos bater um papo sobre como ser mais produtiva?
