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Sete dicas para gerenciar melhor o seu tempo

Todos temos as mesmas 24 horas no dia e 168 horas na semana, porém por que temos a sensação de que alguns, mesmo com vidas semelhantes, são mais produtivos do que outros? O que uma pessoa produtiva faz de diferente para ter resultados melhores? Saiba que ter um bom gerenciamento do tempo é determinante para uma trilha de sucesso.

Gosto sempre de refletir o que está dentro da minha responsabilidade. Como sou hoje? Quais são meus sonhos, meus objetivos? O que estou fazendo agora para construir o eu que quero amanhã.

Sonhos, objetivos, metas, prazos e tarefas

Você sabia que nossos sonhos tem haver com nossos Valores? Os valores que damos às coisas norteiam nossos sonhos e objetivos. Se valorizamos o tempo com nossa família, talvez nosso sonho maior seja trabalhar menos horas para ficar mais com eles. Se valorizamos nosso trabalho, nosso objetivo pode ser crescer profissionalmente e para isso determinamos um prazo para termos uma promoção. Podemos querer emagrecer muitos quilos, e será preciso estabelecer pequenas metas mensuráveis que podem ser acompanhadas mensalmente até atingir o objetivo pretendido. Porém, para realizar tudo isso, pequenas e grandes tarefas estarão neste caminho. E como ter tempo para realizar tudo? Em primeiro lugar, Se conheça!

Dica 1 – Liste sua rotina!

Coloque no papel todas as atividades que precisa realizar diariamente. Ao conhecer a quantidade de tarefas que tem para fazer, poderá se organizar. Além de quais tarefas, é importante saber como as faz: você sabe quanto tempo leva para realizar cada uma delas? Qual seu tempo de deslocamento no trânsito? Quanto tempo passa com sua família na semana e nos finais de semana? Quanto tempo leva para ler um livro, analisar um relatório ou uma proposta no seu trabalho? É importante saber quantas horas de sono precisa dormir para se sentir descansado ou quais horas do dia o seu rendimento cai. Todas estas informações estão com você. Conhecendo poderá se organizar melhor.

2 – Estabeleça prioridades

Saiba quando está investindo seu tempo em coisas que estão te ajudando a alcançar seus objetivos e o que estão te distanciando dele. Se anotar seus compromissos na sua agenda o ajuda a ser mais organizado e a cumprir seus compromissos, dedique uma parte do seu domingo para fazê-la! Após listar suas atividades, enumere aquelas que trazem mais ganhos e comece por essas. Siga a regra de Pareto 80/20! 80% dos resultados são produzidos por 20% dos esforços Logo, conheça quais atividades fazem parte dos 20% e coloque-as de forma prioritária em sua rotina.

3 – Não tente ser Multitarefas!

Quando tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, não damos o devido foco. Ficamos alternando de atividade sem finalizar nada. Se você está trabalhando e for interrompido por uma ligação, levará mais tempo para terminar o que estava fazendo, pois terá desfocado e terá que se concentrar novamente. Em algumas situações, pode levar até 30 minutos para retomar sua atenção. Reflita: “Qual a única coisa que, se for feita, tornará todas as outras mais fáceis e até desnecessárias” – citação de Gary Keller em A Única Coisa.

4 – Divida suas tarefas entre urgentes e importantes

Tarefas podem ser divididas em:

Importantes e urgentes: devem ser feitas na hora e em geral você foi demandado

Exemplo: Crises, problemas urgentes, projetos com data marcada

Importantes e não urgentes: intercalar com as de cima, pois se não se tornarão urgentes.

Exemplo: Metas, planejamento, treinamentos, identificação de novas oportunidades

Não importantes mas são urgentes: geralmente aparecem em cima da hora. Procure se possível delegar.

Exemplo: Interrupções, ligações, algumas reuniões,

Não são importantes e não urgentes: em geral são distrações, logo ELIMINE!

Exemplo: Conversas triviais, fofocas, e-mails de correntes/piadas/propagandas.

5 – Diminua as distrações

Conheça os ladrões do tempo:

Trânsito: deslocar-se pode tomar muito tempo. Logo, planeje-se. Saia mais cedo, programe reuniões com horários alternativos, tente fazer por telefone, Skype, e-mails.

Reuniões improdutivas: elimine se não for necessário, e caso preciso, tenha uma pauta do que será discutido, estabeleça horário para começo e fim.

Celular e Computador: desligue as notificações das redes Sociais e E-mails (a não ser que fizer parte do seu trabalho), e pare de receber as informações inúteis, dividindo sua atenção com coisas não importantes. Destine um tempo para este fim.

TV: ligar a TV e ficar perdido horas em filmes e novelas pode ser um bom passatempo, porém este é um ladrão que há décadas rouba o tempo que poderia ser dedicado a outras atividades.

6 – Não procrastinar!

Não adie e nem deixe o mais difícil por último! Encare o que precisa ser feito. O dever cumprido irá te dar um sentimento de vitória. Se a tarefa é desafiadora, divida-a, e coloque metas menores entre elas. A procrastinação libera um sentimento que há sempre tempo para fazer depois, o que nem sempre será verdade, poderá se atrasar ou não ter o mesmo empenho ao realiza-la.

7 – Viva o agora

Pensar demais está minando seu tempo. Se você pensa demais no seu futuro, pode se tornar ansioso e ficar tempo demais analisando todos os movimentos, impedindo sua ação no agora. Se olhar muito para seu passado, este poderá ser uma prisão de Medo ou Desejo de repetir aquilo que deveria ser um aprendizado.

O tempo é o mesmo para todos, porém tenha um compromisso com você! Seja para estudar, trabalhar, ficar com sua família ou mesmo para descansar, comece agora a se organizar.

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